wszystko o Otwartch Funduszach Emerytalnych

Outsourcing dla małych firm

Firmy outsourcingowe, które mają olbrzymie doświadczenie w obsłudze wielu firm, potrafią podczas spotkań z Klientem usystematyzować informacje, jakich on potrzebuje i tak skonstruować usługę księgową, aby Klient potrzebne dane otrzymywał . Małe firmy (analogiczne do dużych) do zarządzania potrzebują szeregu informacji, które zwykle w dużych firmach przygotowywane są przez działy kontrolingu. Jednak w podstawowej formie mogą być przygotowywane również przez księgowość. Kierownictwo małych spółek nie ma świadomości, że pewne dane – jak np. prognozy Cash flow, budżetowanie, zysk na sprzedaży danego produktu - można wydobywać właśnie z działu księgowości. A jeśli już otrzymuje informacje, nierzadko jest ona nieczytelna i bez gwarancji zgodności z przepisami prawa.

W strukturach outsourcerów zazwyczaj występują bardzo doświadczone osoby, które kontrolują wszystkie usługi księgowe, nawet dla najmniejszych Klientów. Ponadto wspierane są przez osoby z kompetencjami w zakresie projektowania systemów raportowania . Dzięki temu, z jednej strony zapewniona jest wysoka jakość, z drugiej strony koszt jest zdecydowanie niższy, niż zatrudnienie takiego fachowca do swojej firmy – ponieważ u outsourcera, koszt taki rozprasza się na kilku Klientów. Ponadto, firmy zapewniające outsourcing księgowości są firmami multidyscyplinarnymi, w których księgowi zauważając pewne zagadnienia, mogą współpracować z działami podatkowymi czy działami doradztwa biznesowego, aby je rozwiązań. Posiadanie takich kompetencji w małej spółce wydaje się co najmniej nieefektywne a na pewno jest kosztowne.

Kolejnym  ważnym aspektem, na który warto zwrócić uwagę, jest aspekt kontroli operacji księgowych i optymalizacji systemu. Nie trudno odgadnąć, że ta sfera prowadzenia własnej księgowości, wymaga od firmy inwestycji i wiedzy. Outsourcer, z racji obsługi wielu podmiotów, musi znać swój system księgowy bardzo dobrze i potrafić go w pełni wykorzystać. Za optymalizacją systemu często stoi sztab ludzi, rozpoczynając na specjalistach księgowych, a kończąc na informatykach. Outsourcer także  inwestuje w usprawnienia swojego systemu, co dla małej spółki może być nieosiągalne.

To małe firmy powinny szczególnie rozważać możliwość outsourcowania działów księgowych– zwłaszcza już na etapie rejestrowania swojej spółki, kiedy to nie będą obarczone kosztem ich tworzenia i utrzymania. Budowanie zasobów wiedzy, systemów i doświadczeń nie jest też procesem krótkotrwałym, a dzięki outsourcerom można korzystać z najlepszych rozwiązań natychmiast. Oczywiście, najlepszą praktyką jest przeprowadzenie analizy zalet i wad takiego rozwiązania, a przy wyborze outsourcera, – zwrócenie uwagi na reputację i referencje partnera, z którym wiąże się na lata.